KARRIERE Udflugt 7

Udgivet den 13. juni 2011 | af Ea Lundsteen

0

100 % ferie – SÅDAN!

Af Ea Lundsteen

Vi har vist alle prøvet at tage på ferie og så bruge de første dag på at ”falde ned” – så holder vi ferie – og de sidste dage inden vi skal tilbage på arbejdet igen.

Resultatet af dette er, at vi ikke får fuldt udbytte af ferien, føler ikke den slog til, er skuffede over at den ikke blev brugt som forventet og holder fokus på hvornår næste ferie er.

Der er et simpelt svar på dette;

RYD OP!

På arbejdet, derhjemme, mentalt og fysisk.

ARBEJDE

Dette er relevant for dig, som har et job, hvor du selv har en hvis kontrol over dine arbejdsopgaver. Et job, hvor du ved, at de arbejdsopgaver der ligger før ferien også ligger der efter ferien – og eventuelt nogle nye opgaver.

Jo bedre tid du starter med at planlægge oprydningen på dit arbejde, des mere styr kan du nå at få på det inden din ferie. Og des større sandsynlighed er der for at du kan nyde din ferie helt uden at tænke tanker om de opgaver du ved venter på dig.

SYNLIGGØR OPGAVERNE

Start med at tage et helt blankt stykke papir og en blyant.

Sørg for at du har ro og kan arbejde uforstyrret – gerne en time, men ellers tager du det bare i små bidder.

  • Skriv ALLE dine opgaver op på dette stykke papir – intet er for stort eller småt. ALT skal med

Du skal ikke bekymre dig om, at lav system eller overblik – lige nu skal du bare have alle dine opgaver frem i lyset.

  • Nu gennemgår du alle dine opgaver enkeltvis og skriver underopgaver på (hvis du for eksempel skal ”Sende ansøgning om xx” så kan underopgaver være * printe ansøgningsskema * Udfylde ansøgningsskema * Finde bilag * Læse det igennem * sende det)

Nu har du en udførlig liste over alle dine opgaver inklusiv underopgaver.

Nu skal du lave en liste over alle de faste opgaver du har

  • Del listen op i ugentlig, månedligt, kvartalsvis, halvårlige og helårlige opgaver

Du gør som før og skriver underopgaver på alle de opgaver, hvor det er relevant.

DEADLINES

Nu tager du begge lister og sætter deadlines på alle opgaver – også gerne på underopgaverne, hvis de eventuelt kan laves på forskellige tidspunkter op til den endelige deadline.

TIP: Sæt deadline til sidste hverdag før den ”rigtige” deadline – det giver allerede i planlægningsfasen en følelse af overskud.

Nu kan det være en fordel at rejse dig op – gå en lille tur udenfor og få lidt frisk ilt til hjernen inden du skal i gang igen.

TIDSFORBRUG

Du skal have fat i dine lister igen – du skal gennemgå alle dine opgaver og ud for hver enkelt opgave og underopgaver.

Du skal være ærlig og realistisk – sæt hellere et kvarter længere af, end at du kommer bagefter.

Nu har du et overblik over dine opgaver, der kunne se sådan ud  i et skema

OPGAVE UNDEROPGAVER DEADLINE TIDSFORBRUG
Sende ansøgningsskema om fondsmidler
  • Finde/printe skema
  • Udfylde skema
  • Finde bilag
  • Læse korrektur
  • Samle skema + bilag
  • Sende det
01.07.11 15 min.1 time

30 min.

15 min.

10 min

5 min

I alt  2 timer 15 min.

De fleste af os ved hvor mange ugentlige arbejdstimer vi har – husk at trække pauser, faste møder og andet fra, der tager af arbejdstiden.

Hvor mange ugentlige arbejdstimer har du?

Hvor mange timer har du arbejdsopgaver til?

Hvis det passer – eller du har arbejdstimer i overskud – så kan du nu nyde et glas the eller hvad du bedst kan  lide – du kan springe næste punkt over og gå direkte til KALENDER.

UDDELELGERING

Har du derimod opgaver til langt flere timer, end du har arbejdstimer – så skal du i gang med uddelegering og prioritering af dine opgaver.

Dit udgangspunkt er dine to lister fra før (sæt dem eventuelt sammen i skemaet og skriv dem med hver sin farve – så det er nemt at skelne faste opgaver fra engangs opgaver.

Første opdeling af dine opgaver er

SKAL GØRES  og KAN GØRES

  • Lave to stykker papir med de overskrifter og flyt så dine opgaver over på disse.

Nu tager du arket med opgaver der SKAL GØRES

  • Gennemgå alle SKAL opgaverne og tag stilling til hvilke der SKAL gøres af dig og hvilke du kan uddelegere. HUSK at det også er en hjælp at uddelegere underopgaver.
  • På samme måde gennemgår du KAN opgaverne – hvilke kan gøres af dig, og hvilke kan uddelegeres

De opgaver du kan uddelegere samler du på én liste, som du gennemgår og noterer ud for hver eneste opgave

  • Hvem kan den uddelegeres til
  • Hvornår uddelegerer du dem
  • Hvordan uddelegere du den (personligt møde, telefon eller mail)
  • Ny deadline – du skal sikre dig, at du har tid til at reagere, hvis opgaven ikke kommer retur som aftalt

Dit tjekpunkt er hele tiden, at du ikke har opgaver til flere timer end du vil arbejde – har du det, må du forfra med prioritering og uddelegering.

Og nej, der er ikke andet at gøre –for du kan ikke købe flere timer i døgnet.

KALENDER

Nu har du et skema med opgaver du har uddelegeret, opgaver der SKAL laves og opgaver der KAN laves – du kender deadlines og ridsforbrug.

  • Nu skal de skrives i kalenderen.

Én måde at gøre det på er at tage en opgave – notere deadline i kalenderen og i tidsrummet op til deadline markerer du den nødvendige tid til at løse opgaven.

Dette gentager du for hver eneste af de opgaver du har noteret op.

Jeg anbefaler, at du også i din kalender noterer deadline for at  modtage de uddelegerede opgaver – så du kan nøjes med at bruge energi på at løse dine opgaver, og ikke bruge unødvendig energi på huske opgaver og deadlines.

TIPS OG TRICKS

 

  • Sørg for at lave denne planlægning for tiden både før og efter ferien – det nemmeste for dig, er hvis det bliver en vane at strukturere din arbejdstid på denne måde
  • Sørg for at den sidste dag før din ferie er helt fri for aftaler/opgaver – så har du et sikkerhedsnet
  • Sørg for at den første dag efter ferien er fri for aftaler/opgaver – så har du en dag til at lande og danne dig et overblik
  • Planlæg altid kun 70 % af din tid – resten af tiden går med uforudsete ting, toiletbesøg og lignende
  • Forsøg at have minimum en dag om måneden, der er fri for aftaler/opgaver – det giver mulighed for nye input og fordybelse i specifikke emner

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller tips du vil dele med os andre – så hold dig endelig ikke tilbage, men spring ned i kommentarfeltet…

Tags: , , , , , , , , , , , ,


Om forfatteren

Ea Lundsteen har arbejdet med mennesker og personlig udvikling i 10 år, som socialrådgiver, coach og NLP master. Hun er grundlægger af Lundsteen, hvor hun har beskæftiger sig med Sparring der sparker r*v! Mest for socialrådgivere, men alle er velkomne. Hun er medlem af Forbundet af Aktive Praktikvejledere ved Den Sociale Højskole i Esbjerg, hvor hun også har været vejleder/censor for praktikvejlederstuderende. Gift og mor til 3. Forfatter til Ebøgerne ”Motivation – sådan finder, træner og bevarer du din motivation” (249,- kr.) og ”Planlægning i Pressede Situationer” (Gratis). Er i gang med flere bøger, blandt andet en om at Holde ferie 100%



Til toppen ↑