De syv essentials forretningskommunikation
Der er syv væsentlige elementer til vellykkede virksomhedskommunikation:
Struktur
Klarhed
Konsistens
Medium
Relevans
Forrang/rutine
Psykologiske reglen om 7±2
Hvis du vil kommunikere effektivt i erhvervslivet er det vigtigt, at du har en solid forståelse af disse syv elementer.
Så lad os se på hver igen…
Struktur
Hvordan du strukturere din kommunikation er grundlæggende for hvor let det optages og forstås af dit publikum.
Hver god kommunikation skal have disse tre strukturelle elementer: en åbning, en krop og en tæt.
Åbningen giver din meddelelse publikum til hurtigt at forstå, hvad meddelelsen handler om. Kort, skarp og til punktet, lader dit publikum hurtigt nå frem til en beslutning om at være opmærksom på din besked eller ej i en god åbning.
Kroppen er, hvor du får dit budskab ‘hjerte’. Det er i den meddelelsestekst, du kommunikere alle dine tal og fakta i forhold til den handling, du ønsker din meddelelse publikum til at tage efter at deltage i din besked.
Der er en nøgle til hurtig udbredelse af budskabet–kys. Pitch din præsentationsgrafik på grade syv barn. Hvis de kan følge og forstå dem, er chancerne gode, at tilhørerne vil også.
Nære er hvor du opsummere din kommunikation, minde tilhørerne af dine vigtigste punkter, og efterlade dem med en klar forståelse af, hvad du ønsker, de skal gøre næste. Jo mere effektfuldt kan du afslutte din meddelelse, den mere let at huske det vil være af dit publikum.
Denne strukturelle reglen gælder uanset hvad din meddelelse er–et notat, et telefonopkald, en talebesked, en personlig præsentation, en tale, en e-mail, en webside eller en multi-media præsentation.
Husk – din meddelelse publikum kan være bare en person, et lille hold, en auditorium fuld af mennesker eller en national, endda globale gruppe af millioner.
I dette tilfælde størrelse ligegyldigt – reglerne forbliver den samme.
Klarhed
Være klar over de messaqe, du vil levere, som giver en forvirret besked til dit publikum kun ender med dem bliver forvirret og budskabet bliver ignoreret.
Hvis du giver en meddelelse om, siger, tilføje ikke overarbejde derefter i meddelelser om problemer med detaljeret budget eller kommende personale picnic–medmindre de helt passer ind i din oprindelige meddelelse.
Det er langt bedre og klarere for dit publikum, hvis du opretter en separat meddelelse om disse accessoriske spørgsmål.
Konsistens
Intet forstyrrer mere en fast læser af, siger, din nyhedsbrev end inkonsekvens i din besked.
At tage stilling til et spørgsmål en uge, kun til at vælte det næste, så vælte denne holdning den følgende uge, kun racer mistillid i din besked. Og mistillid i dig!
Mennesker, der mistror du er overordentlig usandsynligt at handle du ønsker dem til at tage. De er også meget usandsynligt at betale nogen opmærksomhed til din fremtidige meddelelser.
Sammenhængen blandt flere meddelelser, være klar over, at inkonsekvens i din meddelelse kan være lige så dødbringende til publikum forståelse.
Med fare for at lyde som Grouchy grammatiker, Sørg for at din tenses forbliver det samme, at dit synspunkt ikke vandre mellem den 1st og 3rd person og tilbage igen (medmindre du bevidst ønsker at oprette et sproglig eller fortælling effekt — være forsigtig med denne!) og at dine samlede ‘tema’ eller besked ikke ændre.
Medium
Hvis det eneste værktøj du har i din toolbag, er en hammer, temmelig snart begynder alt at ligne et søm.
Hvis alle du mener du er som en kommunikation værktøj er PowerPoint™ så snart alt, hvad du vil gøre er ligeledes reducere meget kommunikation mulighed for at en PowerPoint™ præsentation. Og som nogen af os, der har siddet ved en alt for mange kedelige slideshows vil bevidne, “set en, set ’em alle”
Der er et utal af var du kan levere din besked — Tricket er at bruge rigtigt. Men der er den rigtige? Den ene, der kommunikerer dit budskab:
med den største nøjagtighed
med den største sandsynlighed for publikum forståelse
den laveste fiskale omkostninger
på det laveste tid, omkostninger
Bemærk: det skal opfylde alle disse kriterier. Der er absolut ingen værdi i at bruge den mindste mængde af penge hvis det medium du vælger ikke gør levere på nogen af de andre kriterier.
At vælge rigtige medie eller medier er naturligvis kritisk. Få medier mix forkert og du kan ende op tilbragt en masse tid og penge på en meget visuelt attraktiv erhvervskommunikation, der leverer næste til nul ROI.
Relevans
Det aldrig ophører med at overraske mig at virksomhedsledere stadig tror, at alle ville være interesseret i deres budskab – og derefter gå videre til at underkaste alle og enhver person kan de finde en forfærdelig PowerPoint slideshow sat sammen af en velmenende, men æstetisk udfordret underordnet.
Skærm efter skærm af lange tekst, i en lille knap læselige skrifttype størrelse (fordi en lille skriftstørrelse er den eneste måde til at passe alle ord i diaset), som manager behørigt og dully læser ordret.
Uh!
Den psykologiske virkelighed er, at medmindre en person er interesseret i emnet for den meddelelse, de er meget usandsynligt at betale nogen opmærksomhed.
Hvilket betyder, at hvis du tvinger dem til at deltage i din meddelelse du vil rent faktisk vende dem imod dig og være endnu mindre tilbøjelige til at modtage deres opmærksomhed i fremtiden.
Gem din dybdegående budget og performance analyse Excel – genererede diagrammer for dem, der virkelig pleje og behøver at vide om sådanne ting.
Hvis din virksomhedskommunikation skal røre på flere områder, som ikke måske er af interesse for din hele publikum, lad dem vide af alternative ressourcer, mere fuldt behandler hver af disse yderligere områder.
Du kan gøre dette ved, for eksempel, at give dem en let husket og skriftlig link til en webside, hvor en større dybde af oplysninger kan gemmes.
Forrang/rutine
Det er vigtigt at vide, at en uge senere, en erhvervskommunikation huskes af den ene eller begge to ting:
magt og huske dens åbning
magt og huske dens tæt
Psykologer kalder effekten af at huske de første par punkter præsenteret som en forrang effekt. På samme måde, de kalder effekten af at huske de sidste par punkter præsenteret til dig som en rutine virkning.
Da enkeltpersoner variere, hvor effekten er den mest dominerende for dem, er det bedst at ‘dække din baser’ og gøre en indsats for at have både en kraftfuld og mindeværdige åbning og en kraftfuld afslutning.
En kraftfuld åbning kan være noget, der fanger tilhørernes opmærksomhed:
et citat,
en vittighed
en høj støj,
en absurd sætning.
Bare sørg for at din åbning forbliver konsistent med og vedrører emnet for meddelelsen.
Ligeledes, en kraftfuld lukke at bjørne ingen lighed med hoveddelen af meddelelsen vil bare forvirre og skuffe audiens opdraget til at forvente noget mere.
Og tror ikke, at humor vil spare dig.
Virksomhedskommunikation er en alvorlig sag og meget få mennesker har evnerne til at kunne levere en humoristisk besked, at publikum vil bevare og handle ud fra.
Som Granville Toogood siger i sin fremragende bog ‘The formulere Executive’, er humor en meget risikabel strategi.
Hvis du er fast besluttet på at bruge humor i præsentationen, så Følg Toogoods anbefaling:
Fortælle historien, som om det var sandt. Punch linje er meget sjovere, hvis vi ikke forventer det
Fortæl historien til at lave en forretning, peger. Hvis du ikke foretager et punkt, har du ingen business fortælle en vittighed
Sørg for du fortælle historien korrekt, ikke kludder punch linje, og sørg for, at det er hensigtsmæssigt.
Åbning og lukning af din virksomhedskommunikation er de to mest let at huske og derfor væsentlige elementer. Kontroller, at du give dit publikum noget at huske.
Den psykologiske reglen om 7±2 (syv plus eller minus to)
Psykologer har længe vidst, at den menneskelige hjerne har en begrænset kapacitet til at holde oplysninger i kortsigtede eller ‘arbejder’ hukommelse.
Hjernen er også opbygget til at opbevare oplysninger i ‘klynger’ eller grupper af varer. Disse klynger gennemsnit for hele menneskeheden, på syv elementer, plus eller minus to.
Hvilket betyder, at dit publikum er kun i stand til at holde på mellem fem og ni stykker af oplysninger på én gang.
Nu har du se betydningen af klarhed af besked og for at have en karakteristisk og mindeværdige åbning og lukke?
Hvis du ønsker dine vigtige punkter at blive husket selv fem minutter senere, er det vigtigt, at du begrænser din virksomhedskommunikation til mellem bare fem og ni nøglepunkter.
Ligeledes, hvis du ønsker din centrale indsatsområder at blive husket fem uger senere, sikre, at din kommunikation er blandt de fem til ni mest mindeværdige beskeder din målgruppe har deltaget til i de sidste fem uger.
Konklusion
Der er syv væsentlige elementer til vellykkede virksomhedskommunikation:
Struktur
Klarhed
Konsistens
Medium
Relevans
Forrang/rutine
Reglen om 7±2
Hvis du vil kommunikere effektivt i erhvervslivet er det vigtigt, at du har en solid forståelse af disse syv elementer.